16 maggio 2020

Dal 16 ottobre del 2019 l’Agenzia per l’Italia Digitale ha pubblicato in consultazione pubblica le nuove Linee Guida in materia di formazione gestione e conservazione dei documenti informatici attuative del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD).

Le Linee Guida costituite dal corpo centrale, che contiene le regole generali, e dai seguenti sei allegati tecnici:

Allegato 1 – Glossario dei termini e degli acronimi

Allegato 2 – Formati di file e riversamento

Allegato 3 – Certificazione di processo per la dematerializzazione massiva dei documenti analogici

Allegato 4 – Standard e specifiche tecniche

Allegato 5 – I Metadati

Allegato 6 – Comunicazione tra AOO di Documenti Amministrativi Protocollati

 così come dichiarato da AgID nella pubblicazione hanno il duplice scopo di:

– aggiornare le regole tecniche attualmente in vigore sulla formazione, protocollazione, gestione e conservazione   dei documenti informatici oggi regolate nei DPCM del 2013 e 2014, applicabili alle pubbliche amministrazioni e agli operatori economici privati;

– fornire una cornice unica di regolazione sulla materia, in coerenza con la disciplina dei Beni culturali.

Lo Studio F.Lupone Docpaperless ha partecipato alla consultazione pubblica con tutta una serie di commenti e suggerimenti anche ai fini della semplificazione a favore di imprese e studi professionali. Per chi volesse approfondire e leggere i vari commenti di DocPaperless alla bozza delle Linee Guida CLICCA QUI.

Con una comunicazione del 1 aprile 2020, AgID in merito all’avanzamento dell’iter di pubblicazione delle nuove Linee guida ha chiarito che dopo aver concluso la consultazione pubblica, aver sentito le amministrazioni competenti e il Garante per la protezione dei dati personali nelle materie di competenza, nonché acquisito il parere della Conferenza unificata, ha provveduto ad inoltrare la bozza delle Linee guida alla Commissione europea per eventuali osservazioni sul testo, qualora il contenuto dovesse avere un impatto sul mercato interno dell’Unione europea ai sensi del Regolamento UE n. 1025/2012.

AgID ha di recente ricevuto dalla Commissione europea alcune osservazioni e prontamente ha provveduto a rispondere. Attualmente, l’Agenzia per l’Italia Digitale è in attesa di conoscere l’ultimo, definitivo parere della Commissione europea, senza il quale non può procedere alla pubblicazione delle Linee guida.

Altra novità interessante legate alle prossime Linee Guida, è la notizia del 7 maggio 2020 della pubblicazione della nuova edizione 2020 dello standard UNI 11386:2020 Supporto all’Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali (SInCRO).

La norma tecnica rivolta soprattutto a quei soggetti che operano nel settore della conservazione digitale, definisce la struttura dell’insieme di dati a supporto del processo di conservazione e recupero degli oggetti digitali, individuando gli elementi informativi necessari alla creazione dell’indice di conservazione e descrivendone sia la semantica sia l’articolazione per mezzo del linguaggio formale XML. La norma può essere acquistata dal sito dell’Ente Italiano di Normazione UNI cliccando qui.

La nuova edizione dello standard UNI SInCRO 11386 andrà a sostituire l’attuale edizione 2010 in uso nei processi di conservazione digitale dei documenti e dati elettronici e specificatamente richiamata come obbligatoria nel vigente DPCM 3 dicembre 2013. L’adeguamento alla nuova nuova SInCRO sarà legato al periodo di adeguamento che sarà disciplinato dalle prossime Linee Guida AgID che andranno a sostituire ed abrogare anche il DPCM 3 dicembre 2013, in qianto sono le nuove Linee Guida che renderranno obbligatoria la nuova edizione dello standard.

A tal riguardo c’è da sottolineare che causa il gravoso periodo di emergenza Covid-19 che stiamo passando, se le Linee dovessero essere pubblicate entro agosto, avere solo sei mesi per l’adeguamento alle stesse sarebbe a parer dello scrivente un tempo troppo esiguo, quindi la mia proposta è di dare a pubbliche amministrazioni e a privati operatori economici (in particolare agli Operatori di Conservazione) un tempo massimo di adeguamento di almeno 9 mesi se non 12 mesi dall’entrata in vigore dell’atto di regolamentazione o in alternativa prevedere una pubblicazione successiva al settembre 2020.

Non che non voglia far arrivare la cicogna dopo 7 mesi dall’apertura della consultazione pubblica :-), ma sinceramente il periodo di difficoltà delle aziende e PA italiane negli spostamenti, con cassa integrazione, ferie e permessi concentrati nei prossimi mesi e quindi minor capacità di potersi adeguare, difficoltà degli esperti di erogare in tempi brevi la necessaria formazione sulle novità, ritengo siano tutti motivi validi per prolungare le tempistiche di adeguamento!!

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In un contesto web, di mobilità o di assenza dai normali luoghi di lavoro, può risultare difficile apporre una semplice firma su di un documento, specie se lo stesso acquista rilevanza particolare e se deve essere scambiato con delle controparti.

Oggi anche SPID diventa abilitante per la firma dei documenti digitali e l’importanza che viene data all’utente nelle varie fasi di processo per renderlo “consapevole” e responsabile di ciò che sta facendo ha portato il legislatore a emanare delle regole tecniche che prevedono un processo di firma dove l’utente è posto al centro delle varie fasi di creazione, firma e conservazione del documento informatico, nel “balletto” tecnologico tra i Gestori dell’identità digitale (IdP) e i Fornitori di servizi (SP) pubblici e privati.

Per facilitarne la comprensione è stata redatta un mini guida sulla nuova firma elettronica online con identificazione SPID assieme al dott. Robert Braga, Dottore Commercialista e Revisore legale, Professore a contratto presso l’Università del Piemonte Orientale, Presidente Commissione IT ODCEC Novara, Presidente dell’associazione culturale PROdigitale.
Consulta e scarica la mini guida cliccando qui. Buona lettura

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