Risoluzione n. 81/E del 25 settembre 2015: semplificazione della comunicazione del luogo di conservazione elettronica

26 Settembre 2015

La risoluzione dell’Agenzia delle Entrate n. 81/E del 25 settembre 2015 fornisce un’importante novità interpretativa sull’adempimento della comunicazione del luogo di conservazione in modalità elettronica dei documenti rilevanti ai fini tributari disposto dall’art. 35, comma 2, del D.P.R. 633/72.

L’AE nel suo parere, in risposta all’interpello, afferma che il concetto di “conservazione” dei documenti fiscalmente rilevanti e i relativi modelli comunicativi in uso, ossia i modelli AA7/10 e AA9/11 (da quest’anno AA9/12) rispettivamente quadri E ed F relativi a “soggetti depositari e luoghi di conservazione delle scritture contabili”, fanno riferimento in origine alla gestione dei soli documenti cartacei, ove sostanzialmente il concetto di “conservazione” è coincidente con il concetto di “deposito”, mentre in un processo di dematerializzazione dei documenti fiscalmente rilevanti è necessario tener conto dell’assenza del concetto del luogo fisico di conservazione a favore invece di un LUOGO DI ESIBIZIONE che può essere gestito anche da remoto.

L’agenzia spiega che il Conservatore è il soggetto che opera per il processo di “conservazione elettronica” dei documenti fiscali, definito dal Codice dell’Amministrazione Digitale ed è individuato formalmente nel manuale di conservazione, documento obbligatorio per legge da esibire in caso di verifiche e controlli.
Il Conservatore può, peraltro, coincidere con il contribuente, oppure può assumere la veste del depositario (ossia di colui che gestisce la contabilità e che, ai fini fiscali, assume specifiche responsabilità), o può essere un soggetto terzo.

Il parere di AE si conclude con l’affermazione che nei casi in cui la conservazione sia affidata ad un Conservatore soggetto terzo, che non assume la veste di depositario delle scritture, il contribuente non è tenuto a farne comunicazione  mediante  i  modelli comunicativi sul luogo di conservazione  (essendo,  in  ogni  caso,  gli  estremi  identificativi  del  conservatore  riportati  obbligatoriamente  nel  manuale  della conservazione), nel presupposto che, in caso di accesso, i verificatori siano messi in condizione  di  visionare  e  acquisire  direttamente,  presso  la  sede  del  contribuente ovvero  del  “depositario”  delle  scritture  contabili, la  documentazione  fiscale, compresa  quella  che  garantisce  l’autenticità  ed  integrità  delle  fatture,  al  fine  di verificarne  la  corretta  conservazione.

In ultimo, viene precisato da AE che la  mancata  esibizione  dei documenti fiscalmente rilevante comporta gli effetti previsti dagli articoli 39 del D.P.R. n. 600 del 1973 e 52 del D.P.R. n. 633 del 1972.

La risoluzione in oggetto porta ad una semplificazione ed incentivazione alla maggiore diffusione dei processi di dematerializzazione dei documenti fiscalmente rilevanti, in quanto elimina l’obbligo di comunicazione sul Contribuente nel caso di affidamento della conservazione ad un Conservatore elettronico che non assume la veste di depositario delle scritture contabili.

Finalmente, grazie alla risoluzione n. 81/E, si va verso la definizione di un concetto di LUOGO DI ESIBIZIONE nella gestione elettronica differenziato dal LUOGO DI CONSERVAZIONE nella gestione cartacea e con questo articolo è mia intenzione ringraziare tutti coloro che hanno e stanno dando il loro contributo a questa nuova formulazione/interpretazione della normativa di riferimento.

Si ricorda che l’art. 5 comma 2 del D.M. 17 giugno 2014 dispone che, in caso di verifiche, controlli o ispezioni, il documento informatico sia reso leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto cartaceo o informatico presso la sede del contribuente ovvero presso il luogo di conservazione delle scritture dichiarato dal soggetto ai sensi dell’art. 35, comma 2, lettera d), del D.P.R. n. 633/72.

Altresì, l’art. 10 del D.P.C.M. 3 dicembre 2013 recante “Modalità di esibizione”  stabilisce che, fermi restando gli obblighi previsti in materia di esibizione dei documenti dalla normativa vigente, il sistema  di conservazione permette ai soggetti autorizzati l’accesso diretto, anche da remoto, al documento informatico conservato, attraverso la produzione di un pacchetto di distribuzione selettiva secondo le modalità descritte nel manuale di conservazione.

In conclusione, la risoluzione n. 81/E va nella direzione giusta!

Si ricorda che per i soggetti che hanno l’esercizio fiscale coincidente con l’anno solare, si avvicina il termine del 31 dicembre 2015 per la conservazione delle scritture contabili e dei documenti fiscalmente rilevanti relativi al periodo d’imposta 2014. Perchè stampare ancora tanta carta quando esistono processi consolidati e sicuri che ci permettono di gestire il ciclo di vita del documento completamente in modalità informatica e a norma? Il Legislatore si è impegnato e in questo ultimo anno grazie al D.M. 17 giugno 2014 sono state eliminate delle importanti barriere all’adozione.
Essere imprenditori significa anche intraprendere l’innovazione e la conservazione elettronica è un progresso innovativo da attivare che permette di risparmiare e di generare maggiore efficienza ed efficacia dai propri processi documentali.

Clicca qui per leggere la risoluzione n. 81/E del 25 settembre 2015

Fabrizio Lupone

Emanati quattro importanti regolamenti di esecuzione al Regolamento europeo eIDAS n. 910/2014

15 Settembre 2015

Di rilievo le novità pubblicate sulla Gazzetta ufficiale dell’Unione europea del 9 settembre 2015 in merito all’iter di attuazione del Regolamento eIDAS n. 910/2014.
Il Legislatore europeo ha infatti emanato i seguenti quattro Regolamenti di Esecuzione in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno.

Regolamento di esecuzione (UE) 2015/1501 della Commissione, dell’8 settembre 2015

relativo al quadro di interoperabilità di cui all’articolo 12, paragrafo 8, del regolamento (UE) n. 910/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno.

Regolamento di esecuzione (UE) 2015/1502 della Commissione, dell’8 settembre 2015

relativo alla definizione delle specifiche e procedure tecniche minime riguardanti i livelli di garanzia per i mezzi di identificazione elettronica ai sensi dell’articolo 8, paragrafo 3, del regolamento (UE) n. 910/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno.

Regolamento di esecuzione (UE) 2015/1505 della Commissione, dell’8 settembre 2015

stabilisce le specifiche tecniche e i formati relativi agli elenchi di fiducia di cui all’articolo 22, paragrafo 5, del regolamento (UE) n. 910/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno.

Regolamento di esecuzione (UE) 2015/1506 della Commissione, dell’8 settembre 2015

stabilisce le specifiche relative ai formati delle firme elettroniche avanzate e dei sigilli avanzati che gli organismi del settore pubblico devono riconoscere, di cui all’articolo 27, paragrafo 5, e all’articolo 37, paragrafo 5, del regolamento (UE) n. 910/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno.

Primo rapporto sull’adozione della fatturazione elettronica da parte delle PA e delle imprese

13 Settembre 2015

 

 

1. Introduzione

 

È stato pubblicato il 30 giugno 2015 sul sito dell’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) il primo rapporto strutturato sull’adozione della fatturazione elettronica da parte delle pubbliche amministrazioni e delle imprese.

Il rapporto è stato realizzato dall’Agenzia per l’Italia Digitale in stretta collaborazione con gli altri componenti istituzionali del Gruppo di lavoro Progetto Fatturazione Elettronica PA, composto da:

– Agenzia per l’Italia Digitale;

– Agenzia delle Entrate;

– Dipartimento Ragioneria Generale dello Stato del Ministero dell’Economia e delle Finanze;

– Dipartimento dell’Amministrazione Generale, del Personale e dei Servizi del Ministero dell’Economia e delle Finanze;

– Sogei;

– Consip.

Il rapporto contiene i dati sullo stato di avanzamento e i dati statistici relativi al periodo di osservazione che va dal 6 giugno 2014 fino al 31 maggio 2015, con particolare focus sui primi mesi del 2015, in merito al nuovo processo di fatturazione elettronica tra operatori economici e PA.

Lato pubbliche amministrazioni, il documento contiene lo stato di avanzamento ed i dati statistici rilevati dai soggetti gestori delle infrastrutture che attuano le diverse fasi del processo di fatturazione elettronica verso la PA, come regolato dal D.M. n. 55/2013. Le infrastrutture interessate sono quelle dell’IndicePA (gestito da AgID), del Sistema d’Interscambio (gestito da Agenzia delle Entrate), del SICOGE (gestito dal dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato), del SIDI (gestito dal Ministero dell’Istruzione Università e Ricerca) degli Hub regionali per la fatturazione elettronica (gestiti dalle rispettive amministrazioni).

Altresì, lato imprese, il rapporto indica i dati sui servizi di fatturazione elettronica messi a disposizione delle piccole e medie imprese da Consip sul MePA e dal Sistema delle Camere di Commercio.

 

 2. L’analisi del rapporto

 

Il rapporto rileva che nel periodo sotto osservazione (6 giugno 2014 – 31 maggio 2015) sono stati 7.618.984 i file fattura ricevuti dal sistema di interscambio, di cui l’86% (6.553.169) sono stati inoltrati alla PA di riferimento.

Dopo la scadenza del 31 marzo 2015, il numero di file fattura gestiti dal Sistema è più che quadruplicato rispetto ai mesi precedenti. Da una media di circa 430.000 file fattura mensili gestiti nei primi mesi del 2015, nel solo mese di maggio 2015 sono stati ricevuti 2.464.689 di file fattura con un incremento del 327% del numero di file ricevuti con valori medi giornalieri che sono passati da circa 10.000 file/giorno (valore medio per il 2014) a circa 80.000 file/giorno (valore medio per maggio 2015).

È sicuramente interessante analizzare il grafico sulle tipologie di errori riscontrati dal Sistema di Interscambio, generati dal controllo sintattico sui file fattura che il SdI esegue una volta ricevuti i file stessi. Dal grafico si evince che gli errori più frequenti sono errori che si andranno sempre più a ridursi, con il passare del tempo e con la pratica e l’esperienza degli attori coinvolti.

Gli errori più diffusi riguardano il nome assegnato al file fattura, duplicato o non valido nel 32% dei casi, l’invio di una fattura già inviata e di file non conformi al formato previsto, rilevati rispettivamente nel 14% dei casi.

Lato pubbliche amministrazioni, si nota che sono oltre 22.000 le PA centrali e locali soggette a fatturazione elettronica ed al 31 maggio 2015 queste hanno registrato 53.325 uffici di fatturazione elettronica nell’IndicePA. Circa il 50% delle pubbliche amministrazioni coinvolte si avvale dell’utilizzo di intermediari istituzionali ai fini della ricezione dei file fattura, quali ad esempio il SICOGE, il SIDI, gli HUB Regionali e il IFEL, la fondazione dell’ANCI per la finanza e l’economia locale.

A tal riguardo il rapporto ricorda che l’IndicePA (IPA) costituisce l’archivio ufficiale con i riferimenti degli Enti Pubblici: organizzativi, telematici e toponomastici; all’interno dell’IPA le pubbliche amministrazioni devono, inoltre, istituire i propri uffici di fatturazione elettronica con i relativi codici identificativi. Pertanto, qualsiasi fornitore della pubblica amministrazione che emette una fattura elettronica, al fine di garantirne la corretta lavorazione e consegna da parte del Sistema di Interscambio, deve indicare nella fattura il medesimo codice ufficio destinatario indicato dall’amministrazione nell’IPA.

Il 42% degli uffici di fatturazione elettronica attivi nell’IPA sono relativi alle amministrazioni comunali ed alle loro unioni, consorzi o associazioni, il 17% degli uffici fanno riferimento agli istituti scolastici e l’8% alla Presidenza del Consiglio dei Ministri, ai Ministeri ed all’Avvocatura dello Stato.

Il rapporto contiene anche i dati e l’andamento temporale relativi alla scelta eseguita dalle pubbliche amministrazioni nell’IPA in merito al canale trasmissivo e di dialogo con il Sistema di Interscambio (PEC, SDIFTP e SPCOOP).

Il documento, inoltre, indica in merito agli 8.048 Comuni italiani, che:

• il 73% dei comuni (5.880) ha un solo ufficio, generalmente si tratta dell’ufficio centrale denominato “Uff_eFatturaPA” assegnato di default dal sistema nel momento della registrazione dell’amministrazione comunale su IPA;
• il 4% dei comuni (336) ha inserito un altro ufficio di fatturazione elettronica oltre all’ufficio centrale;
• il 19% dei comuni (1.513) ha tra tre e dieci uffici;
• il 4% dei comuni (315) ha oltre dieci uffici.

Oltre che sui Comuni, il rapporto riporta un focus anche sui dati relativi agli uffici di fatturazione elettronica nelle Regioni.

Poi, considerando il periodo che va dal 1 gennaio 2015 al 31 maggio 2015 e facendo una analisi delle fatture consegnate alle amministrazioni in relazione con gli uffici di fatturazione elettronica presenti su IPA, il rapporto rileva che 45.955 uffici di fatturazione elettronica hanno ricevuto almeno una fattura, mentre 7.370 degli uffici registrati nell’IndicePA non hanno ancora ricevuto fatture dal Sistema di Interscambio.

L’andamento di questo indicatore nei periodi successivi fornirà una rappresentazione del livello di intensità di diffusione della fatturazione elettronica: con il passare dei mesi, infatti, la percentuale di uffici che non ha mai ricevuto fatture tenderà a zero per tutte le categorie di amministrazioni.

Nel capitolo 4 del rapporto, è affrontata l’altra faccia della medaglia della fatturazione elettronica, pertanto dopo l’analisi di quello che stanno facendo le pubbliche amministrazioni, l’obiettivo del rapporto è stato quello di fornire un quadro di come le imprese stanno affrontando questo grande cambiamento.

Nello specifico, il rapporto indica dati e andamento temporale delle PMI regolarmente abilitate al servizio gratuito di fatturazione elettronica del Mercato elettronico della Pubblica amministrazione (MePA), gestito tramite la Consip ed aperto alle PMI che operano attraverso l’utilizzo della piattaforma di eProcurement e sono in possesso di almeno un catalogo attivo al momento dell’adesione al MePA.

Nel complesso, dal 6 giugno al 31 maggio 2015 il numero totale di fatture inviate dalle PMI attraverso il servizio è di 248.847, con un trend che negli ultimi mesi è cresciuto progressivamente fino a raggiungere un picco di oltre 43.000 fatture inviate dalle imprese nel mese di maggio 2015 (oltre 8.000 in più rispetto al mese di marzo).

Il rapporto prosegue sull’analisi dei dati del servizio di fatturazione elettronica fornito alle PMI dal Sistema Camerale in collaborazione con l’Agenzia per l’Italia Digitale ed Unioncamere. Il servizio gratuito può essere fruito per un numero massimo di 24 fatture nell’arco dell’anno.

Il numero di PMI che hanno aderito al servizio dall’avvio risulta in costante crescita, con un deciso incremento negli ultimi due mesi. Nel complesso, al 31 maggio 2015 sono circa 27.000 le imprese registrate e nel solo mese di maggio sono state 7.000 le imprese registrate al servizio fornito dal sistema delle Camere di Commercio.

Inoltre, il rapporto descrive i dati e lo stato avanzamento anche del servizio di fatturazione elettronica fornito dal Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili e messo a disposizione degli Ordini Territoriali e di tutti gli iscritti all’Ordine.

Il rapporto continua con il capitolo 5 “Analisi qualitativa delle problematiche attuative” in cui descrive, più nel dettaglio, gli aspetti relativi alle fatture elettroniche inviate con un codice ufficio 999999 e alle attività di monitoraggio delle amministrazioni non presenti in IPA.

Il capitolo 6, infine, conclude il rapporto descrivendo le iniziative di supporto all’adozione della fatturazione elettronica che sono state favorite dagli organi istituzionali, descrivendo le azioni di comunicazione e formazione e le varie azioni di assistenza diretta intraprese.

 

 3. Conclusioni

 

Il rapporto in oggetto, a parere dello scrivente, è sicuramente un’iniziativa lodevole, in quanto fotografa l’adozione della fatturazione elettronica da parte delle pubbliche amministrazioni e delle imprese e ha il merito di fornire informazioni statistiche interessanti. La sua lettura dovrebbe far comprendere uno dei tanti benefici che può portare il nuovo processo di fatturazione elettronica, ossia riuscire a creare nel tempo un sistema aggregato di dati “aperti” per osservare, analizzare e controllare la spesa pubblica in Italia ed in generale le dinamiche nei rapporti commerciali tra operatori economici e pubbliche amministrazioni.

Finalmente, grazie ai dati acquisiti dal Sistema di Interscambio (SdI) ed alla loro integrazione con i dati presenti nella Piattaforma per la Certificazione dei Crediti (PCC), con i dati del Sistema Informativo delle Operazioni degli Enti Pubblici (SIOPE) e del Sistema per la Gestione Integrata della Contabilità Economica e Finanziaria (SICOGE), potrà essere possibile generare una base di informazioni molto utile per l’analisi delle singole forniture e quindi per poter dare effettiva concretezza alle azioni di monitoraggio e revisione della finanza pubblica.

Così come indicato nel progetto www.soldipubblici.gov.it, con la fatturazione elettronica sarà possibile incrociare i dati di SIOPE con quelli delle fatture elettroniche (che contengono, tra le altre cose, il dettaglio dei beni e delle quantità). Questo permetterà di arricchire esponenzialmente le informazioni disponibili e quindi di produrre ricerche e comparazioni con un maggior livello di dettaglio.

Come riportato sul sito della Ragioneria dello Stato, il SIOPE è un sistema di rilevazione telematica degli incassi e dei pagamenti effettuati dai tesorieri di tutte le amministrazioni pubbliche, che nasce dalla collaborazione tra la Ragioneria Generale dello Stato, la Banca d’Italia e l’ ISTAT.

Il SIOPE è, pertanto, uno strumento fondamentale per il monitoraggio dei conti pubblici, sia sotto il profilo della quantità delle informazioni disponibili che sotto il profilo della tempestività, attraverso la rilevazione in tempo reale del fabbisogno delle amministrazioni pubbliche e l’acquisizione delle informazioni necessarie ad una più puntuale predisposizione delle statistiche trimestrali di contabilità nazionale.

Inoltre, è doveroso sottolineare che agli operatori economici ed in generale al Sistema Paese interessa ottenere dalla fatturazione elettronica benefici concreti, come

• la certezza e la tempistica di accettazione della fattura elettronica da parte del destinatario della pubblica amministrazione, al fine di ridurre il tempo medio in cui il credito può diventare un credito certo;
• l’ottenimento di tempi di pagamento delle fatture elettroniche più brevi, in coerenza con la normativa vigente contro i ritardi di pagamento (D.Lgs. n. 192/2012 di recepimento della direttiva 2011/7/UE).

A tal riguardo, la proposta e l’auspicio per i futuri rapporti strutturati in merito alla fatturazione elettronica è di riportare ulteriori dati di aggregazione proprio in merito alla statistica di accettazione delle fatture da parte delle PA, ai tempi medi di pagamento delle fatture e agli effetti benefici dell’incrocio dei dati delle fatture elettroniche con i dati raccolti nel SIOPE.

Più nel dettaglio, lo scrivente propone, in ottica costruttiva e collaborativa, di integrare i futuri rapporti con le seguenti informazioni:

• l’indicazione della percentuale di generazione degli Esiti Committente da parte delle pubbliche amministrazioni, ossia quante PA riescono a controllare il contenuto delle fatture elettroniche entro quindici giorni? Su quante fatture avviene il controllo del Committente PA rispetto al totale ricevuto ? E con quale tempistica ? Si rammenta che, ad oggi, secondo il regolamento vigente, il controllo da parte del destinatario PA non è un obbligo di legge ma una possibilità, tuttavia, ad avviso dello scrivente, è necessario procedere nella direzione in cui tali controlli dovranno divenire a regime un obbligo di legge, al fine di rendere effettiva in tempi brevi per gli operatori economici la certificazione dei crediti o meno;
• l’indicazione della quota percentuale dei predetti Esiti Committente sia di accettazione della fattura che di rifiuto da parte delle pubbliche amministrazioni;
• l’inserimento nel rapporto di un capitolo sul miglioramento dei tempi di pagamento ottenuto grazie alle fatture elettroniche per categoria di amministrazione, per area geografica, ecc. L’indicazione nel rapporto dei collegamenti ad altri rapporti e statistiche del MEF e nello specifico della Ragioneria dello Stato che fotografano il tempo medio dei pagamenti e riportano un elenco del 100 enti pubblici “più virtuosi” e magari anche l’elenco dei 100 enti pubblici “più viziosi”. Pertanto, la proposta è quella di riportare nel rapporto, in forma sintetica, anche i dati di riepilogo dalla piattaforma per il monitoraggio dei crediti commerciale verso le pubbliche amministrazioni realizzata e gestita per il Ministero dal dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato. Oggi sulla predetta piattaforma sono attivi 521 (28%) enti pubblici. Come indicato nella piattaforma di monitoraggio, il numero e l’importo delle fatture effettivamente pagate è superiore a quello registrato dalla piattaforma di monitoraggio perché soltanto alcuni enti comunicano i dati relativi ai pagamenti ed il tempo medio di pagamento effettivo del totale delle fatture è con ogni probabilità più lungo di quello registrato tra gli enti che comunicano i dati. Il MEF promuoverà l’adesione alla piattaforma di monitoraggio presso tutte le pubbliche amministrazioni, con l’obiettivo di disporre delle informazioni di pagamento in questi termini:
  • informazioni sul 60% delle fatture registrate entro la fine del 2015;
  • informazioni sul 90% delle fatture registrate entro la fine del 2016;
  • informazioni sul 99% delle fatture registrate entro il 30 giugno 2017.

 

4. Link del rapporto

Di seguito si riportano i link ai rapporti pubblicati sul sito istituzionale di AgID

Clicca qui per consultare il primo Rapporto strutturato pubblicato su AgID in merito all’adozione della fatturazione elettronica da parte di pubbliche amministrazioni e imprese.

Clicca qui per consultare il Rapporto strutturato in merito all’adozione della fatturazione elettronica da parte di pubbliche amministrazioni e imprese aggiornato da AgID al 31 agosto 2015.