Il caldo estivo scioglie la conservazione sostitutiva digitale dei registri contabili ma attenzione!
26 agosto 2022
Con la recente pubblicazione in Gazzetta Ufficiale della Legge n. 122/2022 di conversione del Decreto Semplificazioni Fiscali D.L. n. 73/2022 viene abrogato l’obbligo di conservazione digitale di qualsiasi registro contabile tenuto e conservato con sistemi elettronici su qualsiasi supporto, ma qual è stata la ratio di questo colpo di sole?
È proprio vero che il forte caldo estivo quest’estate ha sciolto e inaridito molte cose, tra cui la conservazione sostitutiva digitale dei registri contabili.
In questo scenario si colloca il colpo di mano o colpo di sole, orchestrato a dovere, nella conversione in legge del Decreto Semplificazioni 2022 che tra le varie disposizioni ha introdotto anche l’eliminazione dell’obbligo fiscale di conservazione sostitutiva digitale dei registri contabili entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione annuale dei redditi.
Ma ripercorriamo insieme l’intervento e commentiamolo per valutare se sia stata una ragionevole semplificazione fiscale oppure se sia stata dichiarata regolare una tenuta e conservazione con sistemi gestionali elettronici che, ad oggi, non garantiscono nella fase di formazione e tenuta nemmeno l’integrità e l’immodificabilità dei registri e del loro contenuto.
Più nel dettaglio, la conversione in legge del Decreto Semplificazioni ha modificato il comma 4-quater dell’art. 7 del decreto-legge 10 giugno 1994, n. 357 come evidenziato di seguito in neretto:
“4-quater. In deroga a quanto previsto dal comma 4-ter, la tenuta e la conservazione di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici su qualsiasi supporto sono, in ogni caso, considerate regolari in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge o di conservazione sostitutiva digitale ai sensi del codice di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, se in sede di accesso, ispezione o verifica gli stessi risultano aggiornati sui predetti sistemi elettronici e vengono stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti ed in loro presenza.”
Ciò riguarda la tenuta e la conservazione dei seguenti documenti:
- i registri previsti ai fini IVA
- il libro giornale
- il libro degli inventari
- il registro dei beni ammortizzabili
- le scritture contabili ausiliarie (conti di mastro e scritture di magazzino).
La novellata disposizione ritiene regolare una tenuta e conservazione con qualsiasi sistema elettronico e qualunque supporto ma ciò, ad avviso dello scrivente, genera criticità e ambiguità di interpretazione in merito:
- alla natura e caratteristiche del registro, in quanto se inteso come documento informatico nella sua fase di formazione e tenuta dovrebbe per forza garantire i requisiti di integrità e immodificabilità;
- sulla reale capacità e il rischio di stampa cartacea da parte delle imprese a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti ed in loro presenza, oltre i danni dal punto di vista del rispetto della sostenibilità ambientale;
- e sulla modalità di assolvimento dell’imposta di bollo sul libro giornale e il libro degli inventari che non può prescindere da una modalità di assolvimento analogica non potendosi considerare i registri così tenuti e conservati documenti informatici.
Ma partiamo con la nostra analisi, iniziando con alcune disposizioni del D.Lgs. n. 82/2005 cosiddetto Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), fonte normativa primaria in Italia per la disciplina sul documento informatico e sulla sua formazione gestione e conservazione, secondo cui: “le disposizioni del CAD e le relative Linee guida concernenti il documento informatico, le firme elettroniche e i servizi fiduciari di cui al Capo II, la riproduzione e conservazione dei documenti di cui agli articoli 43 e 44, il domicilio digitale e le comunicazioni elettroniche di cui all’articolo 3-bis e al Capo IV, l’identità digitale di cui agli articoli 3-bis e 64 si applicano anche ai privati, ove non diversamente previsto.”
Nello specifico, in relazione agli obblighi tributari, l’art. 21 comma 5 del CAD stabilisce che “gli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto sono assolti secondo le modalità definite con uno o più decreti del Ministro dell’economia e delle finanze, sentito il Ministro delegato per l’innovazione e le tecnologie.”
Allora la prima domanda che viene da porsi è se nella conversione in legge del Decreto Semplificazioni 2022 sia stato formalmente sentito il Ministro delegato per l’innovazione e le tecnologie, ma non è questo il punto e andiamo avanti con l’analisi.
Il Decreto Ministeriale 17 giugno 2014 emanato dal Ministro dell’Economia e Finanze dopo avere sentito l’allora Ministero per la semplificazione e la pubblica amministrazione, oggi sostituito in determinate funzioni dal Ministro delegato per l’innovazione e le tecnologie, è il decreto che disciplina le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto.
In merito al D.M. 17 giugno 2014, in primis evidenziamo l’art. 2 rubricato Obblighi da osservare per i documenti informatici rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie.
Il comma 1 dell’art. 2 statuisce che ai fini tributari, la formazione, l’emissione, la trasmissione, la conservazione, la copia, la duplicazione, la riproduzione, l’esibizione, la validazione temporale e la sottoscrizione dei documenti informatici, avvengono nel rispetto delle regole tecniche adottate ai sensi dell’art. 71 del CAD cosiddette Linee Guida AgID in materia di formazione gestione e conservazione dei documenti informatici.
Mentre il comma 2 dell’art. 2 dispone che i documenti informatici rilevanti ai fini tributari abbiano le caratteristiche dell’immodificabilità, dell’integrità, dell’autenticità e della leggibilità, e utilizzino i formati previsti dalle Linee Guida AgID ovvero utilizzino i formati scelti dal responsabile della conservazione, il quale ne motiva la scelta nel manuale di conservazione, atti a garantire l’integrità, l’accesso e la leggibilità nel tempo del documento informatico.
Inoltre, evidenziamo il comma 1 lett. a) dell’art. 3 che stabilisce chiaramente e senza alcuna necessità di inventarsi norme creative sotto il sol d’estate quanto segue.
I documenti informatici sono conservati in modo tale che siano rispettate le norme del codice civile, le disposizioni del codice dell’amministrazione digitale e delle relative regole tecniche (Linee Guida AgID) e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità.
In attuazione, le Linee Guida AgID stabiliscono al paragrafo 2.1.1. quali siano i requisiti da rispettare per garantire integrità e immodificabilità ai documenti informatici e sappiamo tutti benissimo che oggi i sistemi gestionali contabili non sono in grado, in generale, di rispettare i vincoli delle Linee Guida AgID sull’immodificabilità e integrità dei registri contabili inteso come documenti informatici.
Pertanto, i registri contabili tenuti e conservati con sistemi elettronici come da recente semplificazione sono documenti di veste digitale ma di natura analogica.
Con tale considerazione, lasciatemi affermare che il legislatore con la sua semplificazione ha accettato il rischio che fintantochè non saranno materializzati su carta i registri contabili su richiesta del verificatore potranno essere in qualche modo modificati e in Italia sappiamo che il rischio di evasione ed elusione fiscale è molto elevato.
Può pure andar bene la semplificazione, basta che i registri contabili così tenuti e conservati vengano considerati documenti di natura analogica, da stampare su carta a richiesta e con conseguente assolvimento dell’imposta di bollo nei casi previsti nelle modalità analogiche, senza mai poter adottare l’assolvimento di cui all’art. 6 del D.M. 17 giugno 2014 in quanto applicabile solo ai documenti informatici.
Nel caso contrario, ritengo che la modifica in oggetto introdotta dalla conversione in legge del Decreto Semplificazione sia in chiaro contrasto con le varie norme citate nell’analisi.
Altro dubbio in conseguenza della novellata disposizione, ma di tipo operativo, è come potranno mai fare le imprese italiane in sede di accesso, ispezione o verifica a dimostrare con gli attuali sistemi gestionali elettronici che i registri contabili risultino aggiornati, ma soprattutto come riusciranno a stampare su carta rapidamente i registri a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti ed in loro presenza. Immaginandomi la scena, trovo la disposizione davvero anacronistica e paradossale.
In ultimo, evidenzio che dal punto di vista civilistico le scritture contabili vanno comunque conservate per 10 anni e sottolineo di porre attenzione rispetto al corretto mantenimento dell’efficacia probatoria di cui agli articoli 2709 “Efficacia probatoria contro l’imprenditore” e 2710 “Efficacia probatoria tra imprenditori” del codice civile.
Chiudo l’analisi con una riflessione: ma alle imprese italiane non converrà procedere con la conservazione digitale dei registri contabili nel pieno rispetto del D.M. 17 giugno 2014, del Codice Civile del CAD e delle relative Linee Guida AgID così come fanno già oggi tante imprese?
Sì, il consiglio per le aziende italiane è proprio quello di continuare ad adottare, come hanno fatto in molte fino ad oggi, una tenuta e conservazione sostitutiva digitale dei registri contabili conforme alle disposizioni del D.M. 17 giugno 2014 e quindi rispettando la scadenza di tre mesi dal termine di presentazione della relativa dichiarazione annuale dei redditi, in modo da soddisfare anche le disposizioni dell’art. 2215-bis del Codice Civile.
Del resto mentre la Commissione europea nella proposta di regolamento per la revisione del Regolamento UE n. 910/2014 eiDAS disciplina la definizione di un quadro armonico europeo per la prestazione di servizi fiduciari di archiviazione elettronica qualificata sicura e affidabile al fine di consentire la conservazione a lungo termine di documenti elettronici, in Italia il CNDCEC nel suo comunicato stampa del 27 luglio 2022 trova la conservazione sostitutiva digitale un adempimento anacronistico brindando alla stampa cartacea in presenza del verificatore di miliardi di pagine di registri contabili delle imprese italiane, in pieno sberleffo dei principi di sostenibilità ambientale e sociale dettati dall’Agenda digitale europea 2030!!
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Fabrizio Lupone
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Mini Master “Impresa e Documenti Digitali” dal 3 marzo 2022
24 febbraio 2022
La digitalizzazione dei documenti, dei dati e dei servizi sta diventando sempre più il fattore competitivo e strategico per il business e la sostenibilità di aziende e studi professionali.
Per garantire procedure digitali con pieno valore probatorio e giuridico si possono utilizzare strumenti di validazione, quali ad esempio le identità digitali, le firme elettroniche online, le firme elettroniche qualificate o avanzate, la firma grafometrica, i sigilli elettronici qualificati ed avanzati, la data certa elettronica come la marca temporale, il protocollo informatico, la conservazione digitale dei documenti e dati, la blockchain, il contrassegno elettronico, le trasmissioni certificate mediante domicili digitali, ecc.
L’ente di formazione W.Training organizza dal 3 marzo 2022 un Mini Master intitolato “Impresa e Documenti digitali“, con la mia docenza e direzione scientifica e la docenza di altri esperti della materia.
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Un mini master sulle conoscenze normative, procedurali e su casi pratici relativi ai processi di digitalizzazione e dematerializzazione dei documenti aziendali attraverso l’apprendimento di innovativi strumenti di validazione e l’analisi di casi d’uso concreti.
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Il punto della Cassazione sulle modalità di firma elettronica dei contratti di investimento finanziario
8 febbraio 2022
Interessante la sentenza della Cassazione che stabilisce che una soluzione di firma elettronica apposta dall’investitore possa consentire il rispetto della forma scritta e la conclusione dell’integrazione dispositiva di contratto di investimento finanziario.
La Corte di Cassazione con alcune recenti decisioni ha armonizzato la disposizione del Testo Unico Intermediazioni Finanziarie con le previsioni dell’articolo 20 comma 1 bis D.Lgs. n. 82/2005 (Codice Amministrazione Digitale) facendo chiarezza sulle tipologie di firma elettronica necessarie per la sottoscrizione dei contratti di investimento finanziario.
Nella decisione della Sezione I del 31.08.2020 la Corte di Cassazione aveva già chiarito come la previsione della forma scritta a pena di nullità, stabilita dall’articolo 23 del Dlgs 58/98 (TUF), fosse riferita solamente ai contratti-quadro e non ai singoli ordini di investimento.
Chiamata a dirimere una controversia relativa alla validità di un ordine di investimento in formato elettronico, volto ad autorizzare la disposizione di operazioni in covered warrant (acquisito e vendita di titoli finanziari) tramite portale per il trading online, la Corte di Cassazione, con la decisione del 9.4.2021 n. 9413, ha stabilito il principio dell’utizzabilità della Firma Elettronica Semplice per gli ordini di investimento senza la necessità dell’utilizzo della firma elettronica avanzata (FEA) o qualificata (FEQ o nota come firma digitale).
La decisione della Corte di Cassazione ribadisce il principio di non discriminazione o neutralità della forma dei documenti e delle firme elettroniche, stabilito sia dall’ordinamento europeo che nazionale, ossia che ad una firma elettronica non possono essere negati gli effetti giuridici e l’ammissibilità come prova in procedimenti giudiziali per il solo motivo della sua forma elettronica o perché la sottoscrizione non soddisfa i requisiti della firma elettronica qualificata.
Quindi, non essendo ricompresi gli ordini di investimento tra i contratti per i quali è prevista la forma scritta a pena di nullità ai sensi dell’articolo 1350 c.c., la sottoscrizione con Firma Elettronica Semplice risulta idonea a soddisfare il requisito della forma scritta del documento elettronico la cui efficacia probatoria, però, è rimessa al libero apprezzamento del giudice.
Infatti, nello scenario individuato dalla sentenza in esame, la sottoscrizione con firma elettronica avanzata o qualificata non costituisce un requisito di validità, pena la nullità del documento informatico stesso, ma né accresce solamente l’efficacia probatoria conferendogli il requisito, ai sensi dell’art 2702 c.c., di piena prova fino a querela di falso della provenienza delle dichiarazioni del sottoscrittore, a differenza di quanto accade nell’ipotesi in cui la sottoscrizione del documento avvenga con la c.d. firma elettronica semplice; in questa seconda ipotesi l’efficacia probatoria del documento sarà ridotta al pari di un c.d. indizio di prova ed il suo contenuto sarà liberamente valutabile in sede giudiziale tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di sicurezza, integrità e immodificabilità, in ottemperanza alle disposizioni dell’art. 20 comma 1-bis del CAD.
Nel caso esaminato la Corte di Cassazione, sulla base degli elementi riscontranti nel giudizio, ha ritenuto conforme all’ordinamento la soluzione di firma elettronica semplice adottata dalla banca per permettere ai propri clienti la disposizione di operazioni in covered warrant (acquisito e vendita di titoli finanziari), basata su una soluzione di firma elettronica con “point & click”, ossia mediante un accesso sicuro del cliente firmatario alla propria area web riservata con codice One Time Password (OTP ) e alla pressione del bottone di assenso “point and click” con successiva cristallizzazione delle registrazioni informatiche ossia dei log della transazione di accettazione da parte della banca.
Al di là della validità del documento informatico non bisogna dimenticare che le caratteristiche di autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità del documento informatico e della relativa sottoscrizione mediante firma elettronica, vanno preservati per tutto il periodo di conservazione previsto dalla normativa vigente, prevedendo nella procedura di digitalizzazione il trasferimento del documento e dell’evidenza di firma ad un servizio di conservazione digitale.
Come disposto dell’art. 43 comma 1 del CAD tutti i documenti informatici, di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, devono essere conservati con modalità digitali, nel rispetto delle regole tecniche ex art. 71 del CAD ossia nel rispetto delle Linee Guida AgID in materia di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
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Fabio De Massis
Avvocato Cassazionista, Amministrativista, Informatica Giuridica, Digitalizzazione
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Guida DocPaperless: le novità sulla fatturazione elettronica per il 2021
15 gennaio 2021
La guida DocPaperless in forma di slides dello Studio F. Lupone è una guida per le imprese, le ditte, i professionisti, i lavoratori autonomi e le pubbliche amministrazioni, per fare il punto della situazione sulle recenti novità in materia di fatturazione elettronica mediante il Sistema di Interscambio.
La guida, nella versione del 15 gennaio 2021 è aggiornata Legge di Bilancio 2021 e agli ultimi documenti di prassi dell’Agenzia.
La guida potrà subire ulteriori aggiornamenti in futuro in quanto siamo in un contesto normativo comunque in evoluzione, quindi rimani sempre aggiornato sui social network dello Studio F. Lupone DocPaperless ed in particolar modo entra nel Gruppo LinkedIn gratuito “Digitale e Dematerializzazione”.
Apri, consulta e scarica la Guida del 15/01/2021.
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L’Atto di indirizzo sulle politiche fiscali per gli anni 2020-2022: principali obiettivi paperless & cashless
16 luglio 2020
Il Ministro dell’Economia e delle Finanze Roberto Gualtieri ha firmato il 16 luglio 2020 l’Atto di indirizzo sulle politiche fiscali per gli anni 2020-2022 che è stato pubblicato sul sito istituzionale del MEF.
Tra i principali obiettivi indicati nell’Atto in merito ai temi di interesse dello Studio F.Lupone DocPaperless relativi alla fatturazione elettronica, ai corrispettivi telematici e ai pagamenti elettronici si desidera menzionare quanto segue, al fine di far comprendere in maniera sintetica l’indirizzo di azione del prossimo biennio.
Il DIPARTIMENTO DELLE FINANZE provvederà a supportare, sia dal punto di vista tecnico sia giuridico, l’evoluzione del sistema fiscale con l’obiettivo di favorire la compliance e rafforzare la lotta all’evasione e all’elusione fiscale, anche nell’ambito delle attività europee e internazionali riguardanti la fatturazione elettronica e l’e-procurement e le correlate attività di standardizzazione tecnica.
L’AGENZIA DELLE ENTRATE, nel rispetto del suo mandato istituzionale, provvederà a:
– Incrementare la digitalizzazione e la razionalizzazione dei processi fiscali, nell’ambito della più ampia strategia di promozione della tax compliance, tramite una mirata attività di promozione dei pagamenti elettronici.
L’incentivazione ai pagamenti elettronici sarà perseguita tramite:
- l’automatizzazione del processo di fatturazione elettronica a seguito di pagamenti elettronici con lo sviluppo di servizi a valore aggiunto – offerti dal mercato – che possano automatizzare la generazione e la trasmissione della Fattura Elettronica utilizzando i dati che i soggetti coinvolti nella transazione detengono a seguito del pagamento elettronico;
- l’avvio della lotteria dei corrispettivi e della lotteria corrispettivi “cashless” finalizzata alla corretta e completa certificazione dei corrispettivi soprattutto nei rapporti business to consumer, dove è più alta la probabilità di evasione di imposta;
- l’emanazione di provvedimenti attuativi finalizzati ad introdurre, in evoluzione dei registratori telematici, altri strumenti più evoluti per la gestione dei pagamenti elettronici in grado di memorizzare e trasmettere telematicamente i corrispettivi;
- l’emanazione di provvedimenti attuativi concernenti il credito d’imposta (30%) sulle commissioni bancarie legate ai pagamenti elettronici da parte dei consumatori finali per gli esercenti con volume di affari inferiore a 400mila euro.
– Facilitare la richiesta e l’erogazione dei servizi nei confronti dei contribuenti-utenti innovando e potenziando il sistema di “relazione a distanza”, così da migliorare l’accessibilità ai servizi e semplificare le procedure per la loro richiesta, attraverso:
g) il presidio e l’evoluzione della fatturazione elettronica attraverso il Sistema di Interscambio, unitamente alla gestione a regime dell’obbligo di trasmissione telematica dei corrispettivi anche ai fini dell’avvio della “lotteria degli scontrini”.
FAVORIRE LA COMPLIANCE VOLONTARIA DEI CONTRIBUENTI E PREVENIRE GLI INADEMPIMENTI TRIBUTARI
Si fa riferimento alle azioni dirette a migliorare il livello di adempimento spontaneo degli obblighi tributari da parte dei contribuenti e l’efficacia dell’azione di prevenzione degli inadempimenti tributari. In particolare, saranno perseguiti i seguenti obiettivi:
d) incentivare i pagamenti elettronici nell’ottica della digitalizzazione dei processi fiscali al fine di razionalizzare gli adempimenti degli operatori IVA anche per ottenere in via semplificata agevolazioni fiscali o incentivi.
CONTRASTARE L’EVASIONE E L’ELUSIONE FISCALE
Per attuare le diverse misure dirette a combattere l’evasione fiscale e a ridurre il tax gap, si punterà prioritariamente a:
a) migliorare la qualità dei controlli effettuati dall’Amministrazione finanziaria. In tale ottica, sarà altresì incrementato il ricorso agli strumenti di cooperazione internazionale, in particolare sarà ottimizzato l’utilizzo dei dati che derivano dallo scambio automatico di informazioni, incluso il Country-by-Country reporting, anche attraverso avanzate tecniche di analisi e valutazione del rischio di non compliance e di monitoraggio dei comportamenti di soggetti ad elevata pericolosità fiscale. Tali attività si baseranno anche sullo sfruttamento delle potenzialità derivanti dall’utilizzo di informazioni di natura finanziaria contenute nell’Archivio dei rapporti finanziari, nonché dei dati derivanti dall’introduzione generalizzata della fatturazione elettronica e dalla trasmissione dei corrispettivi che consentiranno di migliorare le analisi e i controlli incrociati tra le diverse operazioni dichiarate dai contribuenti e di monitorare i pagamenti IVA.
In dolce attesa delle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici
16 maggio 2020
Dal 16 ottobre del 2019 l’Agenzia per l’Italia Digitale ha pubblicato in consultazione pubblica le nuove Linee Guida in materia di formazione gestione e conservazione dei documenti informatici attuative del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD).
Le Linee Guida costituite dal corpo centrale, che contiene le regole generali, e dai seguenti sei allegati tecnici:
Allegato 1 – Glossario dei termini e degli acronimi
Allegato 2 – Formati di file e riversamento
Allegato 3 – Certificazione di processo per la dematerializzazione massiva dei documenti analogici
Allegato 4 – Standard e specifiche tecniche
Allegato 5 – I Metadati
Allegato 6 – Comunicazione tra AOO di Documenti Amministrativi Protocollati
così come dichiarato da AgID nella pubblicazione hanno il duplice scopo di:
– aggiornare le regole tecniche attualmente in vigore sulla formazione, protocollazione, gestione e conservazione dei documenti informatici oggi regolate nei DPCM del 2013 e 2014, applicabili alle pubbliche amministrazioni e agli operatori economici privati;
– fornire una cornice unica di regolazione sulla materia, in coerenza con la disciplina dei Beni culturali.
Lo Studio F.Lupone Docpaperless ha partecipato alla consultazione pubblica con tutta una serie di commenti e suggerimenti anche ai fini della semplificazione a favore di imprese e studi professionali. Per chi volesse approfondire e leggere i vari commenti di DocPaperless alla bozza delle Linee Guida CLICCA QUI.
Con una comunicazione del 1 aprile 2020, AgID in merito all’avanzamento dell’iter di pubblicazione delle nuove Linee guida ha chiarito che dopo aver concluso la consultazione pubblica, aver sentito le amministrazioni competenti e il Garante per la protezione dei dati personali nelle materie di competenza, nonché acquisito il parere della Conferenza unificata, ha provveduto ad inoltrare la bozza delle Linee guida alla Commissione europea per eventuali osservazioni sul testo, qualora il contenuto dovesse avere un impatto sul mercato interno dell’Unione europea ai sensi del Regolamento UE n. 1025/2012.
AgID ha di recente ricevuto dalla Commissione europea alcune osservazioni e prontamente ha provveduto a rispondere. Attualmente, l’Agenzia per l’Italia Digitale è in attesa di conoscere l’ultimo, definitivo parere della Commissione europea, senza il quale non può procedere alla pubblicazione delle Linee guida.
Altra novità interessante legate alle prossime Linee Guida, è la notizia del 7 maggio 2020 della pubblicazione della nuova edizione 2020 dello standard UNI 11386:2020 Supporto all’Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali (SInCRO).
La norma tecnica rivolta soprattutto a quei soggetti che operano nel settore della conservazione digitale, definisce la struttura dell’insieme di dati a supporto del processo di conservazione e recupero degli oggetti digitali, individuando gli elementi informativi necessari alla creazione dell’indice di conservazione e descrivendone sia la semantica sia l’articolazione per mezzo del linguaggio formale XML. La norma può essere acquistata dal sito dell’Ente Italiano di Normazione UNI cliccando qui.
La nuova edizione dello standard UNI SInCRO 11386 andrà a sostituire l’attuale edizione 2010 in uso nei processi di conservazione digitale dei documenti e dati elettronici e specificatamente richiamata come obbligatoria nel vigente DPCM 3 dicembre 2013. L’adeguamento alla nuova nuova SInCRO sarà legato al periodo di adeguamento che sarà disciplinato dalle prossime Linee Guida AgID che andranno a sostituire ed abrogare anche il DPCM 3 dicembre 2013, in qianto sono le nuove Linee Guida che renderranno obbligatoria la nuova edizione dello standard.
A tal riguardo c’è da sottolineare che causa il gravoso periodo di emergenza Covid-19 che stiamo passando, se le Linee dovessero essere pubblicate entro agosto, avere solo sei mesi per l’adeguamento alle stesse sarebbe a parer dello scrivente un tempo troppo esiguo, quindi la mia proposta è di dare a pubbliche amministrazioni e a privati operatori economici (in particolare agli Operatori di Conservazione) un tempo massimo di adeguamento di almeno 9 mesi se non 12 mesi dall’entrata in vigore dell’atto di regolamentazione o in alternativa prevedere una pubblicazione successiva al settembre 2020.
Non che non voglia far arrivare la cicogna dopo 7 mesi dall’apertura della consultazione pubblica :-), ma sinceramente il periodo di difficoltà delle aziende e PA italiane negli spostamenti, con cassa integrazione, ferie e permessi concentrati nei prossimi mesi e quindi minor capacità di potersi adeguare, difficoltà degli esperti di erogare in tempi brevi la necessaria formazione sulle novità, ritengo siano tutti motivi validi per prolungare le tempistiche di adeguamento!!
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La nuova firma elettronica online con identificazione SPID
4 maggio 2020
In un contesto web, di mobilità o di assenza dai normali luoghi di lavoro, può risultare difficile apporre una semplice firma su di un documento, specie se lo stesso acquista rilevanza particolare e se deve essere scambiato con delle controparti.
Oggi anche SPID diventa abilitante per la firma dei documenti digitali e l’importanza che viene data all’utente nelle varie fasi di processo per renderlo “consapevole” e responsabile di ciò che sta facendo ha portato il legislatore a emanare delle regole tecniche che prevedono un processo di firma dove l’utente è posto al centro delle varie fasi di creazione, firma e conservazione del documento informatico, nel “balletto” tecnologico tra i Gestori dell’identità digitale (IdP) e i Fornitori di servizi (SP) pubblici e privati.
Per facilitarne la comprensione è stata redatta un mini guida sulla nuova firma elettronica online con identificazione SPID assieme al dott. Robert Braga, Dottore Commercialista e Revisore legale, Professore a contratto presso l’Università del Piemonte Orientale, Presidente Commissione IT ODCEC Novara, Presidente dell’associazione culturale PROdigitale.
Consulta e scarica la mini guida cliccando qui. Buona lettura 
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Guida pratica completa sui corrispettivi telematici giornalieri c.d. scontrini elettronici
8 luglio 2019
La guida pratica completa, in forma di dispensa-slide dello Studio F. Lupone, è una guida per le imprese, le ditte, i professionisti, i lavoratori autonomi, le software house, i produttori di registratori telematici e i service provider per divulgare le novità in materia di corrispettivi telematici giornalieri c.d. scontrini elettronici e in generale sulle novità che hanno modificato l’art. 2 del D.Lgs. 5 agosto 2015 n. 127.
La guida, nella versione del 8 luglio 2019, è aggiornata alla conversione in Legge n. 58/2019 del Decreto Crescita n. 34/2019, alla Circolare n. 15/E del 29 giugno 2019 e al Provvedimento del Direttore dell’AdE del 4 luglio 2019. Fare attenzione quindi ai successi aggiornamenti non ricompresi nella guida!
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Conversione in legge del Decreto Crescita n. 34/2019 – News su Fisco Digitale
2 luglio 2019
Il decreto Crescita n. 34/2019 è stato finalmente convertito nella legge n. 58 del 28 giugno 2019, pubblicata in Gazzetta Ufficiale del 29 giugno ed entrata in vigore il giorno dopo, 30 giugno 2019.
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Fabrizio Lupone
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Cessione di beni intra UE e prova della fuoriuscita dei beni dal territorio: regolamento UE 2018/1912 e l’ausilio della digitalizzazione
8 aprile 2019
L’art. 41 del D.L. n. 331/1993 convertito dalla legge n. 427/1993, come noto prevede la non imponibilità ai fini IVA per le cessioni di beni intracomunitarie intendendosi come tali le cessioni di beni a titolo oneroso nei confronti di un soggetto passivo IVA di un altro stato comunitario con spedizione beni fuori dal territorio italiano e destinazione verso un altro Stato membro UE con qualsivoglia modalità di trasporto.
E del tutto evidente che condizione necessaria per l’esenzione di cui al precitato art. 41 sia la fuoriuscita dei beni dal territorio italiano, sicchè è di fondamentale importanza per il cedente essere in grado di provare, ex post e specie in sede di verifica, l’avvenuta fuoriuscita dei beni dal territorio.
Nè l’art. 138 della direttiva n. 112/2006/UE in tema d’Imposta sul Valore Aggiunto, nè il regolamento UE n. 282/2011 avevano disposto alcunchè in tema di prova della fuoriuscita dei beni dal territorio del singolo Stato rimandando ai singoli Stati membri la facoltà di disporre in tal senso con le rispettive norme interne.
Lo Stato italiano attraverso il citato articolo 41 del DL n. 331/1993 ha disciplinato la non imponibilità ma nulla ha disposto in ordine agli strumenti di prova. Attraverso le risoluzioni n. 345/E del 28.11.2007 e n. 477/E del 15.12.2008 l’Agenzia delle Entrate, pur ritenendo che la prova ideale dell’avvenuto trasporto sia costituita dal CMR firmato per ricezione dal cliente, ammette, in mancanza dello stesso, ogni altro mezzo di prova.
Tuttavia è con la risoluzione n. 19/E del 25 marzo 2013 che l’Agenzia delle Entrate cerca di colmare il vuoto normativo trattando in modo sistematico il tema degli strumenti di prova e lo fa mutuando e confermando gli strumenti proposti dall’istante e più compiutamente:
- il CMR elettronico, firmato digitalmente dal cedente, dal trasportatore spedizioniere e dal destinatario è messo a disposizione in formato pdf tramite piattaforma elettronica (osservando le peculiarità necessarie per la sua conservazione elettronica a norma di cui si dirà in seguito);
- informazioni elettroniche estratte dal sistema informatico del trasportatore attraverso il tracking number da cui ricavare il DDT in formato pdf firmato dal trasportatore nonché il numero d’ordine della spedizione della stessa (osservando le peculiarità necessarie per la sua conservazione elettronica a norma di cui si dirà in seguito);
- ultimo ma non meno importante, un elenco di documenti dal cui complesso si possono ricavare gli stessi elementi presenti nel CMR:
- DDT con presa in carico della merce da parte del trasportatore;
- lettera del trasportatore che conferma di aver preso in carico la merce ed estratti del registro dello stesso che dimostrano la consegna;
- ordine o contratto d’ordine del cliente;
- pagamento della merce da parte del cliente;
- attestazione del cliente che accusa l’avvenuta ricezione della merce.
Il novellato regolamento di esecuzione UE n. 2018/1912 del 4 dicembre 2018 interviene modificando il regolamento n. 282/2011 inserendo l’art. 45 bis con l’intento di armonizzare le condizioni alle quali le esenzioni possono applicarsi fornendo soluzioni pratiche per le imprese nonchè garanzie per le amministrazioni fiscali.
In particolare, l’articolo sancisce una presunzione relativa che i beni siano stati spediti o trasportati dal territorio di uno Stato membro verso una destinazione esterna al proprio territorio ma nella Comunità in presenza di uno dei seguenti casi:
| Caso A | Caso B |
|
Il venditore certifica che i beni sono stati spediti o trasportati da lui o da un terzo per suo conto ed è in possesso: |
Il venditore è in possesso di: |
| – di due degli elementi di prova non contraddittori di cui alla tabella 3A rilasciati da due diverse parti indipendenti, dal venditore e dall’acquirente |
– di una dichiarazione scritta dall’acquirente, ricevuta entro il decimo giorno del mese successivo alla cessione, che certifica che i beni sono stati trasportati o spediti dall’acquirente, o da un terzo per suo conto, e che identifica lo stato membro di destinazione dei beni. Tale dichiarazione scritta deve contenere: – la data di rilascio; – nome e indirizzo dell’acquirente; – la quantità e la natura dei beni; – la data e il luogo di arrivo dei beni; – nel caso di mezzi di trasporto il numero di identificazione del mezzo di trasporto; – identificazione della persona che accetta i beni per conto dell’acquirente. |
| – di uno qualsiasi dei singoli elementi di prova di cui alla tabella 3A in combinazione con uno qualsiasi degli elementi di prova di cui alla tabella 3b, non contraddittori, che confermano la spedizione o il trasporto e sempre rilasciate da due diverse parti indipendenti l’una dall’altra, dal venditore e dall’acquirente |
– di uno qualsiasi dei singoli elementi di prova di cui alla tabella 3A in combinazione con uno qualsiasi degli elementi di prova di cui alla tabella 3b, non contraddittori, che confermano la spedizione o il trasporto e sempre rilasciate da due diverse parti indipendenti l’una dall’altra, dal venditore e dall’acquirente |
| Tabella 3A | Tabella 3B |
| Documento o lettera CMR firmato. Il CMR contiene i dati della spedizione e le firme dei soggetti coinvolti, cioè il cedente, il vettore e il cessionario | Polizza assicurativa relativa alla spedizione o trasporto dei beni |
| Polizza di carico | Documenti ufficiali rilasciati da una pubblica autorità che confermano l’arrivo dei beni nello Stato membro di destinazione |
| Fattura di trasporto aereo | Ricevuta rilasciata da un depositario nello Stato membro di destinazione che confermi il deposito di beni in tale Stato membro. |
| Fattura emessa dallo spedizioniere |
La disposizione del suddetto regolamento europeo di dare prova documentale della fuoriuscita dei beni spediti o trasportati dal territorio di uno Stato membro verso una destinazione esterna al proprio territorio ma nella Comunità europea, fa riflettere sull’importanza di adottare una corretta gestione elettronica documentale, soluzioni usabili di sottoscrizioni elettroniche dei documenti di prova e una conservazione digitale a norma per tutto il periodo di conservazione di legge, quali strumenti di ausilio al raggiungimento dell’obiettivo di una corretta esibizione degli elementi di prova alla fuoriuscita.
La tecnologia e le procedure di digitalizzazione dei processi documentali permettono da tempo la sottoscrizione dei documenti (CRM, DDT, ecc.) in pdf con soluzioni di firma elettronica, qualificata o avanzata o non, sia con modalità remota web che con modalità grafometrica e la successiva conservazione a norma dei documenti informatici sottoscritti, pertanto c’è la facoltà e l’opportunità per le imprese italiane di adottare soluzioni di digitalizzazione documentale anche nell’ambito dell’effettiva movimentazione del bene dall’Italia ad un altro Stato membro, indipendentemente dal fatto che il trasporto o la spedizione avvengano a cura del cedente, del cessionario o di terzi per loro conto.
Si evidenzia che nella risoluzione n. 19/E del 25 marzo 2013 l’Agenzia delle Entrate nel suo parere ha indicato in particolare in merito agli obblighi di conservazione ed esibizione delle prove, a seguito di eventuale richiesta di controllo dell’Amministrazione, quanto segue:
“La Corte di Giustizia, nella sentenza in causa C-146/05, ha chiarito che la prova dell’avvenuta cessione intracomunitaria può essere prodotta anche in un momento successivo all’operazione. In tale causa la Corte ha giustificato la propria decisione poiché, successivamente all’esecuzione della cessione, erano emersi fatti non conosciuti al fornitore che avevano giustificato una rettifica delle sue scritture contabili (vedi sentenza citata, punti da 28 a 33). Quanto precede, ovviamente, non esclude che il fornitore debba acquisire e conservare i mezzi di prova con l’ordinaria diligenza. L’Amministrazione può quindi esigere che il fornitore adotti tutte le misure necessarie per evitare di partecipare ad una frode fiscale (sentenza in causa C-409/04, punti 65-66). Analogamente, si osserva che l’art. 39 del D.P.R. n. 633 del 1972, che disciplina la tenuta della scritture contabili, richiama l’art. 2219 del codice civile, ove è stabilito il principio di “ordinata contabilità”.
In conclusione, si ritiene che l’istante sia tenuto ad acquisire senza indugio le prove di cui sopra, ritenute valide a dimostrare una cessione intracomunitaria, appena la prassi commerciale lo renda possibile. L’istante, inoltre, dovrà conservare e rendere disponibili i predetti documenti per l’Amministrazione Finanziaria per il periodo previsto dall’art. 57 del D.P.R. n. 633/1972.“
Se si sceglie la modalità digitale a norma per dare evidenza e tracciare gli elementi di prova della cessione intracomunitaria ai fini dell’applicazione della non imponibilità dell’IVA, è necessario sapere che da un punto di vista generale, i documenti informatici rilevanti ai fini tributari devono assolvere agli obblighi fiscali disposti dal decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 17 giugno 2014, vigente dal 27 giugno 2014.
La prima distinzione da fare è nella fase di formazione ed emissione di un documento (ad esempio un DDT o un CRM), è quella di distinguere se il documento con rilevanza fiscale ha natura informatica o analogica.
Un documento informatico, è definito dalla norma come “la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”.
L’art. 2, comma 1, del D.M. 17 giugno 2014 stabilisce che ai fini tributari, la formazione e l’emissione dei documenti informatici avvengano nel rispetto delle regole attuative del CAD, anche in materia di sottoscrizioni elettroniche, e dell’art. 21 del D.P.R. 633/72 in materia di fatturazione elettronica.
Il comma 2, altresì, specifica che i documenti informatici rilevanti ai fini tributari devono possedere le caratteristiche dell’immodificabilità, dell’integrità, dell’autenticità e della leggibilità, e utilizzare idonei formati previsti dalle regole tecniche attuative ovvero utilizzare i formati scelti dal responsabile della conservazione, il quale ne motiva la scelta nel manuale di conservazione, atti a garantire l’integrità, l’accesso e la leggibilità nel tempo del documento informatico.
Un principio fondamentale espresso dall’art. 3, comma 1, lett. a) del D.M. 17 giugno 2014 è che in tutte le fasi di formazione, emissione, tenuta e conservazione dei documenti informatici, ai fini della loro rilevanza fiscale, siano rispettate le norme del codice civile, le disposizioni del codice dell’amministrazione digitale (CAD) e delle relative regole tecniche e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità.
L’art. 4 del D.M. 17 giugno 2014, altresì, stabilisce gli obblighi ai fini tributari da garantire per il corretto procedimento di generazione delle copia informatica o della copia per immagine su supporto informatico di un documento nativo analogico (es. cartaceo).
Si conclude, ricordando che una volta che un documento informatico, nativo informatico o analogico, è stato, ai fini della sua rilevanza fiscale, correttamente formato ed emesso, necessità di essere tenuto e conservato sempre nella modalità informatica secondo la normativa cogente per tutto il periodo di conservazione previsto da leggi e regolamenti.
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Paolo Simeone
Dottore Commercialista e Revisore Legale
Socio titolare presso Studio Associato Pariani & Simeone
Fabrizio Lupone
Digital Process Compliance Expert & Advisor & Trainer
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