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Guida pratica completa sulla fatturazione elettronica verso i privati dello Studio F.Lupone

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1 dicembre 2018

 

La guida pratica completa in forma di slides dello Studio F. Lupone è una guida per le imprese, le ditte, i professionisti, i lavoratori autonomi e tutti gli operatori economici per fare il punto della situazione sulle novità in materia di fatturazione elettronica verso i privati (B2B e B2C) mediante il Sistema di Interscambio e in generale sulle novità introdotte dall’attuazione della Legge di Bilancio 2018 che ha modificato il D.Lgs. 5 agosto 2015 n. 127.

La guida, nella versione del 1 dicembre 2018, è aggiornata al Decreto Fiscale n. 119/2018 entrato in vigore il 24 ottobre 2018 e alle FAQ pubblicate dall’Agenzia delle Entrate.

La guida potrà subire ulteriori aggiornamenti in futuro in quanto siamo in un contesto normativo comunque in evoluzione, quindi rimani sempre aggiornato sui social network dello Studio F. Lupone DocPaperless ed in particolar modo entra nel Gruppo LinkedIn gratuito “Digitale e Dematerializzazione”.

Apri, consulta e scarica la Guida pratica del 07/12/2018.

Se ti è stata utile la guida condividi ed invita colleghi, clienti, fornitori, partner, amici e collegamenti ad aderire al Gruppo LinkedIn “Digitale e Dematerializzazione” e a scaricarsi la Guida completa.

#DigitalProcessCompliance #DocPaperless #DigitalBigWolf #Fatturazioneelettronica #e-fattura #Conservazionedigitale

Grazie dell’attenzione!

Il booklet del Gruppo “Digitale e Dematerializzazione” – Settembre 2017

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Parte l’iniziativa del booklet del Gruppo LinkedIn “Digitale e Dematerializzazione”….in sostanza una vetrina del Gruppo e del promotore dell’iniziativa Studio F. Lupone DocPaperless.

Per prima cosa entra nel gruppo cliccando qui per rimanere aggiornato su tutte le tematiche della digitalizzazione a norma e poi scarica da qui il booklet di settembre 2017.

Diventando membro del Gruppo rimarrai aggiornato sul tuo paperless business, in particolare sulle tematiche dei processi e servizi digitali, dati e documenti elettronici, firme elettroniche online, firme elettroniche avanzate e qualificate, firme grafometriche, sigilli elettronici avanzati e qualificati, identità digitali, fatturazione elettronica tra privati e verso la pubblica amministrazione, dati fattura e liquidazioni periodiche Iva, conservazione digitale a norma, cristallizazione dei log, e-procurement, infrastruttura Peppol, supply chain digitale, sanità elettronica, protocollo informatico, procedimenti amministrativi digitali, dogana digitale, privacy nel digitale, pec, tecnologia blockchain, ecc.

Corso CNA ECIPA ABRUZZO del 18 maggio 2017

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Il 18 maggio 2017 dalle 15 alle 17,30 Fabrizio Lupone terrà, in qualità di docente, il corso seminario gratuitoFatturazione elettronica tra privati e trasmissione dei dati fattura all’Agenzia delle Entrate” nella sede della CNA ECIPA ABRUZZO in Via Cetteo Ciglia n. 8 PESCARA.

Il corso formativo intende approfondire i requisiti normativi e le procedure operative per trasmettere e/o ricevere fatture elettroniche tra privati mediante il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate/Sogei o in alternativa trasmettere telematicamente i file Dati Fattura all’Agenzia delle Entrate secondo gli obblighi dell’opzione al regime degli incentivi di cui all’art. 3 comma 1 del D.Lgs. 127/2015 o secondo gli obblighi introdotti senza l’opzione dall’art. 4 comma 1 del D.L. 193/2016. È a disposizione dei partecipanti una sessione libera di Open Question per presentare domande sulle tematiche del corso.

Il corso nell’ambito del Maggio Formativo 2017 organizzato da CNA EPICA Abruzzo è rivolto in particolare a imprenditori, responsabili amministrativi e fiscali, operatori di contabilità, responsabili controllo di gestione, responsabili fatturazione, commercialisti, tributaristi, artigiani, operatori di fatturazione, responsabili sistemi informativi, ecc.

Per visualizzare la scheda completa del corso clicca qui.

Per l’iscrizione gratuita clicca qui.

Non dimenticar l’imposta di bollo sui documenti informatici fiscali

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Un articolo intitolato “Non dimenticar…….” per ricordare ai contribuenti la prossima scadenza dell’assolvimento dell’imposta di bollo per quei documenti informatici rilevanti ai fini tributari e assoggettati all’imposta stessa.

Ad esempio, le fatture elettroniche di importo superiore a € 77,47 e senza applicazione di Iva o il libro giornale tenuto e conservato in modalità informatica sono esempi di documenti informatici di rilevanza fiscale assoggetti all’imposta di bollo da assolvere secondo le disposizioni dell’art. 6 del D.M. 17 giugno 2014.

Per le fattispecie regolamentate dal citato decreto ministeriale, l’assolvimento dell’imposta di bollo non richiede la preventiva autorizzazione né gli altri adempimenti previsti dagli articoli 15 e 15-bis del D.P.R. n. 642, ma il versamento dell’imposta è effettuato telematicamente utilizzando il modello F24 in un’unica soluzione entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio.

Pertanto, per i contribuenti che presentano esercizio fiscale coincidente con l’anno solare, ad esempio 1.2016-31.12.2016, la scadenza per l’assolvimento dell’imposta di bollo sui documenti informatici è prevista entro il 30.04.2017. Quest’anno il 30 aprile capita di domenica e c’è poi il festivo del 1 maggio, quindi la scadenza slitta al primo giorno successivo non festivo che è il 02.05.2017, tuttavia si consiglia di assolvere l’imposta di bollo prima dell’ultimo giorno utile.

Per un contribuente, invece, con periodo d’imposta non coincidente con l’anno solare, ad esempio 7.2016-30.6.2017, i 120 giorni vanno calcolati dalla chiusura dell’esercizio quindi l’imposta va assolta, riprendendo l’esempio, entro il 28.10.2017 che è un sabato e quindi la scadenza ultima è rinviata al primo giorno non festivo.

Il codice tributo da esporre nella sezione erario del F24 è il codice 2501 denominato “Imposta di bollo su libri, registri ed altri documenti rilevanti ai fini tributari – articolo 6 del decreto 17 giugno 2014

Si ricorda che le fatture elettroniche, emesse senza addebito o applicazione dell’IVA e di importo superiore ad Euro 77,47, sono soggette ad imposta di bollo nella misura di Euro 2,00 e devono osservare le predette disposizioni sul pagamento. Secondo la nuova disciplina le fatture elettroniche devono contenere una specifica annotazione di assolvimento dell’imposta ai sensi del Decreto Ministeriale del 17 giugno 2014.

Più nel dettaglio, nelle fatture elettroniche emesse e trasmesse verso il Sistema di Interscambio, è proprio la normativa sul formato XML FatturaPA che prevede uno specifico blocco informativo per dare evidenza con un “SI” dell’assolvimento dell’imposta di bollo sulla fattura, in ottemperanza all’art. 6, comma 2, del D.M. 17 giugno 2014.

Mentre l’imposta sui libri e sui registri di cui all’art. 16 della tariffa allegata al decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 642, tenuti in modalità informatica, è dovuta nella misura di Euro 16,00 ogni 2.500 registrazioni o frazioni di esse (la tariffa diventa di Euro 32,00 per imprenditori commerciali individuali, società di persone, cooperative, mutue assicuratrici, consorzi, enti e associazioni).

A tal riguardo si specifica che l’Agenzia delle Entrate ha chiarito con la risoluzione n. 161/E del 9 luglio 2007 che per “registrazione” si deve intendere ogni singolo accadimento contabile, a prescindere dalle righe di dettaglio.

Ad esempio, per il libro giornale il singolo evento contabile è rappresentato da ogni operazione economica, rilevata in partita doppia, a prescindere dal numero di righe di dettaglio. Mentre per il libro inventari per singolo accadimento contabile s’intende la registrazione relativa ad ogni singolo cespite nonché la registrazione della nota integrativa.

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Termine unico della conservazione per tutti i documenti fiscali: lo conferma la Risoluzione n. 46/E del 10 aprile 2017

news_image_310 aprile 2017

La conservazione dei documenti informatici, ai fini della rilevanza fiscale, deve essere eseguita entro il terzo mese successivo al termine di presentazione delle dichiarazioni annuali, ai sensi dell’articolo 3, comma 3, del D.M. 17.06.14 (che rinvia all’articolo 7, comma 4-ter, del D.L. n. 357/1994).

L’Agenzia delle Entrate ha chiarito, con la risoluzione n. 46/E del 10 aprile 2017 in risposta ad un interpello di un contribuente, che per calcolare la predetta scadenza di tre mesi si deve intendere, in un ottica di semplificazione e uniformità del sistema,  il termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi.

Quindi, il termine di riferimento per procedere alla conservazione di tutti i documenti informatici di natura fiscale coincide con il termine per la presentazione della dichiarazione annuale dei redditi, termine valido anche per i documenti rilevanti ai fini dell’imposta sul valore aggiunto, ancorché a partire dal periodo d’imposta 2017 i termini di presentazione delle dichiarazioni rilevanti ai fini delle imposte sui redditi e dell’IVA siano disallineati.

In caso di periodo d’imposta non coincidente con l’anno solare, i documenti rilevanti ai fini IVA riferibili ad un anno solare andranno comunque conservati entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della prima dichiarazione dei redditi utile.

Come indicato nella risoluzione, a titolo esemplificativo, dunque:

a) un contribuente con periodo d’imposta coincidente con l’anno solare (1.2016-31.12.2016) concluderà il processo di conservazione di tutti i documenti rilevanti ai fini fiscali (documenti IVA e altri documenti) al più tardi entro il 31.12.2017;

b) un contribuente con periodo d’imposta non coincidente con l’anno solare (7.2016-30.6.2017) conserverà i documenti rilevanti ai fini IVA dell’anno 2016 entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della prima dichiarazione dei redditi presentata successivamente al 31.12.2016. Presa, quindi, a riferimento la dichiarazione annuale dei redditi del periodo 1.7.2015-30.6.2016 da presentarsi entro il 31.3.2017, il termine di conservazione dei documenti IVA dell’anno solare 2016 sarà il 30.6.2017, insieme agli altri documenti fiscalmente rilevanti del periodo 1.7.2015-30.6.2016.

Un mio plauso digitale e personale all’Agenzia delle Entrate che in ottica semplificazione ha chiarito una volta per tutte un termine unico per tutti i documenti di natura tributaria, confermando l’interpretazione autentica già chiaramente indicata con la Circolare n. 5/E del 29 febbraio 2012, che ancorché applicata all’adempimento, oggi abrogato, della comunicazione dell’impronta dell’archivio, aveva la stessa finalità di razionalizzazione e semplificazione per il contribuente.

Consulta la Risoluzione dell’Agenzia delle Entrate n. 46/E del 10 aprile 2017

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Il Decreto Fiscale 193/2016 e gli obblighi di conservazione delle fatture elettroniche scambiate tra Privati mediante Sistema di Intescambio

news_image_311 gennaio 2017

L’art. 4 del D.L. 22 ottobre 2016 n. 193 ha introdotto una disposizione in relazione agli obblighi di conservazione ai soli fini fiscali previsti dall’art. 3 del D.M. 17 giugno 2014 (pubblicato in G.U. 146 del 17 giugno 2014 , che si intendono automaticamente soddisfatti per tutte le fatture elettroniche nonché per tutti i documenti informatici trasmessi attraverso il Sistema di Interscambio e memorizzati dall’Agenzia delle Entrate.

I tempi e le modalità di applicazione della presente disposizione, anche in relazione agli obblighi contenuti nell’art. 5 del D.M. 17 giugno 2014, saranno stabiliti con apposito Provvedimento direttoriale che deve essere ancora emanato.

A tal riguardo, una volta che sarà emanato il Provvedimento e letto bene, si consiglia i contribuenti di valutare attentamente i propri obblighi di conservazione decennali per la validità ai fini civilistici (art. 2220 e art. 2214 del Cod. Civ.) al fine di garantire l’efficacia probatoria delle fatture elettroniche.

Si sottolinea che, nell’ambito della fatturazione relativa alle relazioni commerciali tra operatori economici privati, solo per i soggetti che attivano e usufruiscono del servizio gratuito “Fatture e Corrispettivi” per la generazione, trasmissione  e conservazione  delle fatture elettroniche mediante SdI viene erogato dall’Agenzia e Sogei un servizio di conservazione a norma con la possibilità di distribuire il Pacchetto di Distribuzione contenente i documenti conservati e l’indice del Pacchetto di Archiviazione firmato e marcato che evidenzia la conformità del processo di conservazione, per tutti gli altri contribuenti si parla di mera memorizzazione dei dati delle fatture e non di conservazione quindi gli obblighi di conservazione si intendono automaticamente soddisfatti ai soli fini fiscali previsti dall’art. 3 del D.M. 17 giugno 2014 e non ai fini civilistici.

Non è parimenti applicabile l’art. 43 comma 1-bis del Codice dell’Amministrazione Digitale, di cui al D.Lgs. 7 marzo 2005 n. 82 s.m.i.,  al caso della fatturazione elettronica tra privati e mediante Sistema di Interscambio in quanto il documento informatico fattura non è conservato per legge dall’Agenzia o da Sogei ma ne è solo memorizzato un insieme dei suoi dati (ad eccezione di quelli, come già indicato, che hanno attivato il servizio gratuito “Fatture e Corrispettivi” per cui, al contrario, avviene una conservazione digitale conforme alla normativa vigente).

FatturaPA: recenti news sui nuovi controlli eseguiti sui file trasmessi al Sistema di Interscambio

news_image_37 novembre 2016 – Update 12 dicembre 2016

Si ricorda che nell’ambito dei controlli eseguiti dal Sistema di Interscambio in relazione al processo di fatturazione elettronica verso la PA è stato introdotto dal 9 maggio 2016 un nuovo regime di verifiche del rispetto delle specifiche tecniche, a cui ciascun operatore economico si deve adeguare.

Il mancato superamento di uno o più dei nuovi controlli sui file trasmessi al Sistema di Interscambio, fino a novembre 2016 non ha comportato lo scarto del file, ma solo una segnalazione che verrà riportata all’interno della Ricevuta di consegna (RC) o della Notifica di mancata consegna (MC).

Nel mese di novembre uno specifico monitoraggio ne ha misurato il livello di compliance. Dal 1 dicembre 2016 i file xml che non superano uno o più di questi controlli vengono scartati.

In relazione ai predetti nuovi controlli,  sono state pubblicate a partire dal 31 ottobre 2016 sul sito del Sistema di Interscambio (www.fatturapa.gov.it) le seguenti news:

  • Novità Controllo corretto calcolo dell’Imposta – introduzione tolleranza: per consentire il necessario adeguamento al nuovo regime di verifiche del rispetto delle specifiche tecniche, è ammessa fino al 31/05/2017, la tolleranza di 1 centesimo di euro nel controllo del calcolo dell’Imposta. Dal 01/06/2017 tale tolleranza non sarà più ammessa e sarà applicata la regola dell’arrotondamento. La novità è consultabile nel documento Elenco controlli versione 1.3.
  • Novità Controllo corretto calcolo dell’Imposta – introduzione tolleranza: per consentire il necessario adeguamento al nuovo regime di verifiche del rispetto delle specifiche tecniche, è ammessa fino al 31/05/2017, la tolleranza di 1 centesimo di euro nel controllo del calcolo dell’Imposta. Dal 01/06/2017 tale tolleranza non sarà più ammessa e sarà applicata la regola dell’arrotondamento. La novità è consultabile nel documento Elenco controlli versione 1.3.

Si precisa, infine, che come già indicato dal Sistema di Interscambio in una news del 20 luglio 2016 il controllo recentemente introdotto sul calcolo del PrezzoTotale prevede una tolleranza che ne rende “accettabile” l’arrotondamento alla seconda cifra decimale.

Bit Volant, Bit Preservation Manent

news_image_321 Ottobre 2016

Le transazioni business ed in generale la gestione dei dati che hanno un certa rilevanza in una organizzazione stanno profondamente cambiando. Con l’avvento del digitale e la diffusione delle piattaforme cloud sempre più accade che  le pubbliche amministrazioni e in generale gli operatori economici (imprese, associazioni, professionisti, ecc.) gestiscano i propri processi e servizi in modalità nativamente digitale.

Per garantire la propria competitività con altri operatori economici o enti pubblici europei è importante ridisegnare e semplificare i propri processi e servizi, in un ottica di maggiore usabilità per l’utente finale, ma garantendo sempre la compliance normativa anche quando la gestione è completamente o in parte digitale.

In futuro i dati rilevanti ai fini del proprio business saranno sempre più rappresentanti da registrazioni informatiche delle informazioni, memorizzate ad esempio in un database o in un file di log, risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli, interfacce o form resi disponibili, ad esempio via internet, all’utente.

Un contenuto elettronico di dati può essere generato anche in via automatica da un insieme di altri dati o registrazioni, anche raggruppate, provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti tra loro.

La normativa ha già  indicato in modo chiaro la strada da perseguire per poter garantire ad un determinato contenuto elettronico requisiti di livello probatorio da presentare in eventuali procedimenti giudiziari.

A tal riguardo il Regolamento Europeo n. 910/2014 (cosiddetto Regolamento eIDAS), in vigore dal 17 settembre 2014, introduce una definizione molto importante ed innovativa di documento elettronico definendolo come un qualsiasi contenuto conservato in forma elettronica, in particolare testo o registrazione sonora, visiva o audiovisiva” che rinnovando la locuzione latina ai tempi odierni può essere tradotta in bit volant, bit preservation manent.

In linea con quanto detto, l’art.  46  del Regolamento eIDAS in merito agli effetti giuridici dei documenti elettronici afferma che a un documento elettronico non sono negati gli effetti giuridici e l’ammissibilità come prova in procedimenti giudiziari per il solo motivo della sua forma elettronica, ma lo scrivente aggiunge “e se questi contenuti elettronici non sono conservati come indicato dalla definizione stessa, il giudice quale forma elettronica  dovrebbe valutare? bit memorizzati in una base dati che possono essere modificati da un Data Base Administrator o da un batch automatico non correttamente implementato, quindi bit volatili come le parole?

É impensabile che, come avviene in molti casi ancora oggi, un soggetto giuridico possa presentare in sede di giudizio, quale elemento di prova, un documento, contenente la memorizzazione di log e quindi di registrazioni informatiche, stampato su carta  o come  file archiviato ma che potrebbe essere stato modificato all’ultimo prima della presentazione in sede di giudizio.  Il soggetto dovrebbe dimostrare, invece, su richiesta del giudice e del CTU da quest’ultimo nominato la “staticizzazione giuridicadi quel contenuto elettronico, dalla sua formazione fino alla sua conservazione nel tempo.

È per tal motivo che le varie organizzazioni (private o pubbliche) si devono  iniziare a chiedere se stanno approcciando correttamente alla gestione e conservazione di determinati dati digitali, rilevanti per il proprio business ed utilizzabili come eventuali elementi di prova in contenziosi.

Il legislatore italiano ha definito i predetti concetti e le corrette modalità di gestione nel Codice dell’Amministrazione Digitale, di cui al D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 s.m.i. e nelle regole tecniche attuative, in particolare nell’art. 3 del DPCM 13 novembre 2014.

Più in dettaglio, tra le varie disposizioni presenti nella disciplina normativa nazionale, si vogliono sottolineare due principi:

  • il documento informatico assume la caratteristica di immodificabilità se formato in modo che forma e contenuto non siano alterabili durante le fasi di tenuta e accesso e ne sia garantita la staticità nella fase di conservazione.
  • l’idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, in relazione alle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità.

C’è poco altro da dire, se i bit li si vuole rilevanti dal punto di vista giuridico e probatorio allora Bit volant, bit preservation manent!!

Fabrizio Lupone

Digital Compliance Expert & Trainer

L’esigenza della conservazione negli Studi Legali

news_image_317 Marzo 2016

 

  1. L’incremento dell’attività digitale dell’Avvocato

Dal 2014, gli Avvocati si sono trovati catapultati in maniera immersiva nel mondo dell’informatica, in seguito all’entrata in vigore del Processo Civile Telematico, divenuto obbligatorio.

Tale progetto è stato strutturato dal Ministero della Giustizia in modo piuttosto articolato, ricorrendo a strumenti e nozioni tecniche che sfuggivano alle cognizioni della maggior parte dei Legali.

Abituati di norma all’utilizzo del solo computer, si sono dovuti confrontare con nuovi concetti, quali firma digitale, posta elettronica certificata, formati di file, fatture elettroniche: sia apprendendone gli aspetti tecnici, sia approfondendo la normativa pertinente.

Dopo circa due anni di vigenza del Processo Civile Telematico e con l’approssimarsi di quello Amministrativo, Contabile e Tributario, può dirsi che si è diffusa una conoscenza almeno basilare delle competenze informatiche necessarie.

Tuttavia, ciò ha comportato anche la trasformazione dell’assetto documentale di uno Studio Legale, posto che l’Avvocato è aduso all’archiviazione e conservazione cartacea dei propri fascicoli e documenti. Invece, la mole di documentazione digitale o digitalizzata afferente gli affari legali è esponenzialmente aumentata, implicando un diverso trattamento da riservare ad essa, sia in tema di trattamento dei dati personali, sia in tema di conservazione.

Infatti, la conservazione digitale è fortemente differente rispetto alla tradizionale conservazione analogica, per la quale era sufficiente un archivio cartaceo e un mimino di criterio archivistico-organizzativo. Tipicamente, fascicoli e documenti vengono conservati dall’Avvocato in faldoni e portadocumenti cartacei; cosa non più possibile per i documenti informatici.

  1. Perché conservare il digitale in maniera appropriata

Solo recentemente, nell’attività convegnistica e di formazione, sta emergendo qualche accenno e invito rivolto agli Avvocati ad occuparsi del tema della conservazione.

Ciò che qui interessa è far comprendere l’importanza e i motivi per cui sia necessario conservare in modalità informatica gli atti digitali, al di là degli obblighi di legge specifici, si pensi a quelli che impongono la conservazione dei documenti informatici fiscali. I motivi sono squisitamente tecnico-giuridici.

Le Regole Tecniche del Processo Telematico prevedono la sottoscrizione dei documenti informatici contenenti gli atti processuali con firma digitale e a questo si sono ormai abituati gli Avvocati, usandola anche al di fuori del processo. Ad esempio, per effettuare le notifiche via PEC ovvero per sigillare contratti o altri documenti.

Normativamente, la fattispecie è regolata dall’articolo 21 del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), ove si legge che “Il documento informatico sottoscritto con firma […] digitale, formato nel rispetto delle regole tecniche di cui all’articolo 20, comma 3, che garantiscano l’identificabilità dell’autore, l’integrità e l’immodificabilità del documento, ha l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del codice civile”, ossia l’efficacia della scrittura privata.

Ad onta del nome, la firma digitale non è una sottoscrizione propriamente intesa, bensì un metodo di imputazione giuridica di effetti all’oggetto digitale cui è apposta, onde conferirne la paternità all’autore, nonché integrità ed immodificabilità. Il meccanismo su cui si fonda, la coppia di chiavi crittografiche asimmetriche, implica un limite temporale di sicurezza, oltre il quale si ritiene possibile per un calcolatore risalire ai dati di cifratura: motivo per cui il certificato di firma digitale scade ogni tre o cinque anni, a seconda del certificatore accreditato.

La circostanza appena illustrata ha importanti conseguenze.

L’esigenza di garantire tale sicurezza è alla base della previsione di cui all’articolo 62 del D.P.C.M. 22.02.2013, recante le “Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali”.

Quest’ultimo dispone che “Le firme elettroniche qualificate e digitali, ancorché sia scaduto, revocato o sospeso il relativo certificato qualificato del sottoscrittore, sono valide se alle stesse è associabile un riferimento temporale opponibile ai terzi che collochi la generazione di dette firme rispettivamente in un momento precedente alla scadenza, revoca o sospensione del suddetto certificato”. La naturale conseguenza della predetta disposizione è che l’assenza di un riferimento temporale opponibile a terzi non consente di mantenere la validità della firma digitale apposta ad un documento informatico e, per derivazione, l’attitudine dello stesso ad avere il valore conferitogli dall’articolo 21 del CAD.

A tal riguardo, si specifica che il processo di conservazione permette, ad esempio, di associare una validazione temporale tramite una marca temporale all’impronta del documento informatico firmato digitalmente, estendendone la sua validità nel tempo.

A ciò si aggiunga che l’articolo 3 del D.P.C.M. 13.11.2014, recante le “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni”, dispone che uno dei metodi per assicurare l’integrità e l’immodificabilità di un documento informatico formato mediante mezzi di videoscrittura è proprio l’apposizione della firma digitale. Nel momento in cui questa scade e non è più considerata valida, viene meno anche tale funzione.

Funzione che è, invece, svolta efficacemente da un sistema di conservazione, ai sensi dell’articolo 44 del CAD, nonché ai sensi del predetto articolo 3, comma 4, delle Regole tecniche sul documento informatico.

Addirittura, nel caso del documento informatico formato ai sensi dell’articolo 3, comma 1, lett.b), delle Regole Tecniche sul documento informatico, non è necessaria, ma neanche sufficiente, l’apposizione su di esso della firma digitale posto che, in tal caso, “le caratteristiche di immodificabilità e di integrità sono determinate dall’operazione di memorizzazione in un sistema di gestione informatica dei documenti che garantisca l’inalterabilità del documento o in un sistema di conservazione”(giusta previsione del successivo comma 5).

A prescindere, pertanto, dalla modalità di formazione del documento informatico, esso presenta peculiarità tali da giustificare l’esistenza di precisi metodi gestionali, archivistici e conservativi: attesa la fluidità del dato digitale, essi consentono di perseguire gli obiettivi di sicurezza, immodificabilità e adeguato mantenimento a lungo termine del documento medesimo.

  1. Conseguenze e conclusioni

La conseguenza principale della mancata adozione di idonee procedure di conservazione è rappresentata dalla perdita di valore giuridico inopponibile ed incontrovertibile dei documenti informatici.

Va sottolineato che il versamento degli atti processuali nel fascicolo informatico non mette al riparo l’Avvocato telematico, posto che il Ministero della Giustizia, per quanto è dato sapere, non garantisce l’adozione di un sistema di conservazione a norma di legge (o almeno non ancora).

Tuttavia, è ancora maggiore il pericolo nell’ambito di attività extraprocessuali, laddove si ricorra allo strumento digitale. Si pensi alla mancata conservazione di una diffida ad adempiere inviata tramite PEC, che abbia interrotto un termine decadenziale o prescrizionale: ove non conservata adeguatamente, verrebbe meno l’effetto interruttivo. È, altresì, agevole intuire l’enormità del rischio, facendo l’esempio della richiesta di risarcimento del danno in materia di RCA, da presentarsi all’Assicurazione in termini di decadenza (sessanta giorni di norma) o di prescrizione (due anni) molto stretti.

Altro aspetto interessante da evidenziare è quello relativo ai messaggi PEC, molti non riflettono sul fatto che la traccia informatica della trasmissione via PEC deve essere per legge mantenuta dai Gestori PEC per 30 mesi, quindi oltre tale periodo se il mittente o il ricevente dovessero smarrire messaggi e/o ricevute potrebbero perdere prove fondamentali sulla trasmissione ed il suo contenuto, a meno che abbiano attivato un servizio di conservazione che prevede di conservare secondo le regole tecniche in materia di sistema di conservazione la “Ricevuta completa” nel formato .eml (conforme alla RFC 2822) e contenente il messaggio PEC del mittente e gli eventuali allegati.

In conclusione, l’esigenza della conservazione digitale è un tema che deve interessare sempre di più e rapidamente gli Studi Legali, atteso che, peraltro, consentirebbe di risolvere diversi problemi gestionali. Si pensi all’obbligo di back up e disaster recovery posto dal Codice Privacy: ricorrendo ad un sistema di conservazione, si otterrebbe il duplice beneficio di (i) adempiere all’obbligo di legge di conservazione dei documenti informatici, (ii) avere una cassaforte legale dei propri documenti informatici, utile oltre che per le finalità di consultazione ed esibizione anche per l’eventuale ripristino in caso di disastro.

Avv. Francesco Minazzi – Studio Legale Minazzi  www.francescominazzi.net
Cultore di Informatica Giuridica c/o Università di Teramo
Master in Informatica Giuridica c/o Università di Bologna

[Contributor DocPaperless]

Provvedimento Garante Privacy: nuove regole per impronte digitali e firma grafometrica

news_image_32 Dicembre 2014

In Gazzetta Ufficiale n. 280 del 2 dicembre 2014 è stato pubblicato il provvedimento n. 513 della Privacy del 12 novembre 2014 con il quale il Garante ha approvato un quadro unitario di misure e accorgimenti di carattere tecnico, organizzativo e procedurale per garantire elevati livelli di sicurezza nell’utilizzo di particolari tipi di dati biometrici, semplificando tuttavia alcuni adempimenti correlati.

In particolare, con l’adozione delle “Linee-guida in materia di riconoscimento biometrico e firma grafometrica” (allegato “A”), che formano parte integrante del predetto provvedimento, è permesso l’avvio dei processi di sottoscrizione elettronica tramite firma grafometrica senza necessità di presentare istanza di verifica preliminare, a condizione che vengano soddisfatti i requisiti di sicurezza richiesti e gli accorgimenti prescritti.

Clicca qui per leggere il Provvedimento del Garante del 12 novembre 2014

Clicca qui per leggere le linee guida – Allegato A al Provvedimento del Garante del 12 novembre 2014

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